C-237-2019 Municipalidad de Cartago

COMISIONES MUNICIPALES. ELABORACIÓN DE DICTÁMENES. REQUISITOS DE LAS ACTAS. COMPETENCIA RECURSIVA.

El Lic. Alfredo Araya Leandro Auditor General de la Municipalidad de Cartago solicita nuestro criterio sobre varios aspectos relacionados con las comisiones permanentes y especiales de las Municipalidades y sobre la actividad recursiva. Específicamente dicha consulta plantea lo siguiente de manera textual:

1. ¿Requieren Las Comisiones Especiales, de un libro de actas debidamente autorizado por la Auditoría Interna, dada la cantidad de folios mínimos requeridos por la directriz supra citada y de las actas producidas en el plazo en que, dichas comisiones realizan la labor encomendada?
2. ¿Se produce alguna nulidad en los acuerdos municipales contenidos en su Libro legalizado, cuando se incorpore en este Acta con fecha anterior, a la consignada en el sello de apertura, plasmado por el Despacho Auditor, como parte del trámite de legalización de libros?
3. ¿Se acredita algún vicio de nulidad, en los acuerdos tomados y acciones administrativas, por aquellas Comisiones Especiales, nombrada por el Concejo Municipal y que, tardan un plazo mayor a seis meses en emitir su dictamen, según sea el requerimiento del Cuerpo Colegiado?
4. ¿En el caso, de una Comisión Especial nombrada por el Jerarca Institucional, es permisible que tarde hasta dos años o más, para emitir un dictamen sobre lo encomendado? ¿Podría alegarse algún tipo de nulidad, por parte de los interesados?
5. ¿Podría tener algún tipo de nulidad, aquel dictamen de una Comisión, sea esta, Especial o Permanente, que no le competa el asunto designado por el Concejo Municipal y emita su criterio o dictamen?
6. ¿Se exponen los integrantes del Cuerpo Colegiado y los que, conforman las Comisiones Permanentes y Especiales, a algún tipo de sanción, riesgo o bien incurrir en ilícitos, conforme el bloque de legalidad que les regula?
7. En el caso de que, algún interesado presente un incidente de nulidad o bien recurso de revocatoria con apelación ante la autoridad superior competente, sobre un determinado acuerdo colegiado;

7.1             ¿Quién resuelve el incidente de nulidad y en qué lapso?

7.2             ¿Quién es ese superior competente?

7.3             ¿En qué casos, podría la Contraloría General de la República, participar, como jerarca impropio?

7.4             Bajo esos supuestos; ¿Qué papel asume el Tribunal Contencioso Administrativo?

7.5             ¿Podría la Procuraduría General de la República, ser jerarca impropio?, de ser positiva la respuesta, ¿en qué casos actuaría?

7.6             ¿Si eventualmente, la Contraloría General de la República y el Tribunal Contencioso Administrativo, se declaren incompetentes para conocer un recurso de apelación de un acto administrativo colegiado, que involucre a la figura del Auditor Interno, ¿Quién es la autoridad competente para resolver este conflicto de competencias y quién resuelve la apelación, existe un plazo determinado para ello?”

Mediante dictamen C-237-2019 del 27 de agosto de 2019, suscrito por Silvia Patiño Cruz, Procuradora Adjunta y Yolanda Mora Madrigal, abogada de la Procuraduría se concluyó lo siguiente:

1. Las comisiones municipales permanentes y especiales son consideradas como auxiliares del Concejo Municipal, para el estudio e intervención en asuntos específicos de especial importancia para el cantón;
2. Los órganos colegiados de la Administración deben levantar un acta con sus acuerdos, como un mecanismo de control para garantizar su autenticidad, integridad, inalterabilidad y publicidad del contenido;
3. Las actas del órgano pueden ser levantadas en hojas sueltas, impresas y debidamente foliadas, pero, posteriormente, deberán necesariamente ser encuadernadas;
4. El libro de actas deberá ser legalizado por la Auditoría Interna, conforme el artículo 22, inciso e) de la Ley General de Control Interno;
5. La validez de los acuerdos adoptados por un órgano colegiado dependerá de que hayan sido emitido conforme lo establece el ordenamiento jurídico, por lo que la incorporación en el libro de actas no es un requisito de validez, sino de control interno;
6. La Norma Técnica General para la Elaboración del tipo documental Actas Municipales, corresponde a una norma de alcance general, por lo que cada corporación municipal debe tomarla en cuenta a la hora de establecer sus propias regulaciones;
7. El hecho de que el número de actas emitidas por el órgano no alcance el mínimo de 250 folios conforme lo dispone la Norma Técnica, no lo exime de transcribirlas en el libro debidamente legalizado;
8. Las actas trascritas en el libro de actas con fecha anterior a la emisión de la razón de apertura por parte de la Auditoría Interna, en nada afecta la validez del acuerdo adoptado por el órgano colegiado, sin embargo, por ser un elemento coadyuvante en el fortalecimiento de los sistemas de control interno debe ser subsanado;
9. Los dictámenes de las comisiones son considerados como actos internos, preparatorios y sin efectos propios, pero corresponden a un trámite substancial para que el Concejo Municipal pueda ejercer su competencia como órgano superior municipal en la toma de los acuerdos;
10. No obstante, los dictámenes que emiten las comisiones municipales no son vinculantes o de acatamiento obligatorio para el Concejo, sino que, estos criterios son simples recomendaciones;
11. El Reglamento Interior de Orden, Dirección y debates del Concejo Municipal del Cantón Central de Cartago y sus Comisiones dispone que los informes de las Comisiones deberán ser rendidos en un plazo no mayor a quince días, prorrogables, salvo casos especiales donde expresamente se otorgue un plazo menor o superior. Sin embargo, la no emisión en tiempo del informe no enerva la obligación del Concejo Municipal de adoptar los acuerdos necesarios para garantizar el correcto funcionamiento de la administración municipal y los derechos de los administrados;
12. Sobre la posible nulidad de los dictámenes emitidos por una comisión que no le compete el asunto, y sobre el régimen de responsabilidad, ya este órgano asesor se había referido en el dictamen C-243-2017 del 23 de octubre de 2017, ampliado en el dictamen C-44-2018 del 5 de marzo de 2018, a solicitud de esta misma Auditoría Interna de la Municipalidad de Cartago;
13. Conforme el artículo 162 del Código Municipal, los acuerdos del concejo podrán ser recurridos a través de los recursos ordinarios de revocatoria y apelación, y el extraordinario de revisión;
14. El recurso de revocatoria deberá ser resuelto por el mismo Concejo, mientras que, el de apelación será conocido por el Tribunal Contencioso Administrativo, como órgano contralor no jerárquico (jerarquía administrativa impropia);
15. El órgano competente para anular o declarar la nulidad de un acto en vía administrativa es el órgano que lo dictó, el superior jerárquico actuando de oficio o en virtud de recurso administrativo, o bien, el contralor no jerárquico del ente;
16. No corresponde a esta Procuraduría resolver un eventual conflicto de competencia existente entre el Tribunal Contencioso Administrativo -en su función de jerarca impropio- y la Contraloría General de la República. Además, el señor Auditor no se encuentra legitimado para plantear interrogantes que le afecten en lo personal. Ver más